Relocation
Management

Inhouse Mobility bespricht mit Ihnen alle relevanten Themen hinsichtlich der bevorstehenden Entsendung. Hierzu zählen beispielsweise Start- und Enddaten, die Länge der Entsendung, Erwartungsmanagement oder Regularien zu Visa- und Arbeitsgenehmigungsverfahren.

Um Ihnen bei Entscheidungen zu helfen, können wir Ihnen auch länder- oder städtespezifische Informationen zum Wohnungs- & Mietmarkt, dem Schulsystem und dem generellen Leben am Zielort geben.

Das Team von Inhouse Mobility profitiert von unserer umfangreichen Datenbank, Partnerschaften und vielen Erfahrungswerten und ist dadurch in der Lage, bei der Kostenplanung & Budgetierung für nationale und internationale Mitarbeiterentsendungen zu unterstützen.

Somit können, die Kosten, welche auf Sie zukommen werden, im Voraus berechnet werden und wir können Ihnen eine Schätzung der zu erwartenden Gesamtkosten geben. Die Relocation Services  können dann so angepasst werden, dass diese dem Budget und Entsenderichtlinie entsprechen.

Inhouse Mobility stellt Ihnen eine Planungs- und Entscheidungsgrundlage der zur Verfügung stehenden Möglichkeiten für den Visa- und Arbeitsgenehmigungsprozess zur Verfügung.

Visa & Arbeitsgenehmigungsverfahren werden durch in-house Immigration Spezialisten in Zusammenarbeit mit best-in-class Immigration Partnern koordiniert.

Unser Service beinhaltet:

• Fallprüfung und Erläuterung der Optionen für den Beantragungsprozess
• Prozessübersicht und erwartete Bearbeitungsdauer
• Erstellung und Vorbereitung aller Antragsunterlagen (soweit möglich)

Inhouse Mobility prüft im Vorfeld die persönlichen Interessen und Anforderungen Ihres Mitarbeiters und plant darauf basierend einen begleiteten Orientierungsbesuch im potentiellen Gastland.

Die Orientierungsreise ist darauf ausgelegt, einen möglichst authentischen Eindruck des neuen Arbeits- und Lebensmittelpunkts zu vermitteln und letzte Sicherheit für die Entscheidung zu geben.

Unser Service beinhaltet:

• Informationspaket
• Erläuterung des Schulsystems
• Immobilienübersicht
• Zusätzliche Informationen unter Berücksichtigung der speziellen Interessen
• Bedarfsermittlung
• Reiseplanung, z.B. Abholung des Entsandten und mitreisenden Angehörigen vom Flughafen, Hotel oder Büro

Inhouse Mobility kommuniziert alle relevanten Relocation Dienstleistungen mit dem Entsandten / Expatriate. Individuelle Mitarbeiteranforderungen und Erwartungen an die Dienstleistungserbringung werden beleuchtet.

Im Anschluss an das Mitarbeiterbriefing unterbreiten unsere Global Mobility Consultants ein maßgeschneidertes Angebot. Wir geben unser Bestes, um die Erwartungen zu erfüllen und werden zugleich keine Versprechen machen, die wir nicht einhalten können. Sollten Erwartungen nicht umsetzbar sein, würden wir dies im Voraus abklären und mögliche Alternativen vorschlagen.

Fallprüfung:

Inhouse Mobility stellt Ihnen eine Entscheidungsgrundlage der zur Verfügung stehenden Möglichkeiten für den Visa- und Arbeitsgenehmigungsprozess zur Verfügung.

Visa & Arbeitsgenehmigungsverfahren werden durch in-house Immigration Spezialisten in Zusammenarbeit mit best-in-class Immigration Partnern koordiniert.

Unser Service beinhaltet:

• Fallprüfung
• Erstellung der Prozessübersicht
• Bearbeitungszeiten
• Übersicht der Antragsunterlagen
• Vorbereitung und Erstellung aller Antragsunterlagen. Hierzu zählen die Arbeitgeberunterlagen Gastland, Arbeitgeberunterlagen Heimatland sowie persönlichen Unterlagen des Mitarbeiter und mitreisenden Familie

Unter Berücksichtigung Ihrer Entsenderichtlinie, Mietbudgets und lokalen Marktanforderungen findet Inhouse Mobility eine angemessene Unterkunft für Ihre Mitarbeiter.

Wir sorgen dafür, dass sich Ihre Mitarbeiter schnell zu Hause fühlen und optimal der unternehmerischen Zielsetzung der Entsendung nachgehen können. Unsere lokalen Area Consultants vor Ort werden sich um die Wohnungssuche kümmern und Ihrem Mitarbeiter auf seine Bedürfnisse zugeschnittene Angebote präsentieren.

Wenn ein Mitarbeiter sich für ein Objekt entschieden hat, kümmert sich Inhouse Mobility um die Mietvertragsverhandlung und achtet darauf, dass der Vertrag Sicherheit, aber auch Flexibilität für beide Parteien bietet.

Zudem können wir Ihren Mitarbeiter beim Settling-In unterstützen.

Umfangreiche Unterstützung für Ihre Mitarbeiter am neuen Standort ist vor allem in der Integrationsphase äußerst wichtig und beeinflusst die Produktivität sowie die Leistung positiv.

Unsere Global Mobility Consultants werden sich darum kümmern, dass Ihre Mitarbeiter sich wohl fühlen und sich auf die neuen Aufgaben konzentrieren können.

Unser Settling-In Service kann beinhalten:

• Eröffnung eines Bankkontos
• Orientierungstour
• Anmeldung der Versorgungsträger (Gas, Wasser, Elektrizität, Internet) ·       
• Telefonanschluss
• Mietwagen und/oder Autokauf
• Überblick über das Gesundheitssystem
• Mietmöbel
• Führerscheinumschreibung
• Übersetzungsservices
• Anmeldung bei den Behörden

Inhouse Mobility unterstützt bei notwendigen Anmeldungen im Gastland. Hierzu zählt die Beschaffung erforderlicher Dokumente und Genehmigungen, Führerscheinumschreibung, Fahrstunden, Nebenkosten- & Telefonanmeldung sowie die Eröffnung eines Bankkontos.

Außerdem machen wir den Delegierten und mitreisende Familie mit der Umgebung vertraut, stellen Kontakte zu lokalen Sozialeinrichtungen oder Sportvereinen her und verschaffen Informationen zu Gesundheitsleistungen und anderen offenen Fragen.

In der Praxis bestätigen fast alle Rückkehrer von einer internationalen Mitarbeiterentsendung, dass sich der Auslandsaufenthalt positiv auf die Entwicklung ihrer Kinder ausgewirkt habe. Um die Kontinuität der schulischen Ausbildung von mitreisenden Kindern sicherzustellen, ist eine adäquate Schule im Gastland besonders wichtig.

Inhouse Mobility verfügt über das entsprechende Fachpersonal und Netzwerk, um Familien hinsichtlich der besten schulischen Aus- und Fortbildung zu beraten und zu unterstützen.

Unser Programm für die Schulsuche beinhaltet:

• Fachberatung und Vorstellung der lokalen Möglichkeiten
• Bedarfsanalyse vor der Entsendung
• Koordination und Begleitung zu Vorstellungsgesprächen
• Unterstützung bei der Schulanmeldung

Vorteile:

• Kontinuität der schulischen Ausbildung im Gastland
• Fachberatung und Darstellung von Alternativen
• Lokale Expertise

Inhouse Mobility stellt sicher, dass Ihre Mitarbeiter bestmögliche Unterstützung bekommen, damit der Umzug in das neue Land so entspannt wie möglich ablaufen kann.

Wir verfügen über ein breites Expertennetzwerk, sodass Ihr Mitarbeiter und seine Familie mithilfe von interkulturellen Trainings an die Gastkultur herangeführt wird und die Integration in das neue Land somit leichter fällt.

Hauptbestandteile:

• Die Werte einer fremden Kultur verstehen
• Neue Herausforderungen meistern und den Umgang mit der Bevölkerung und der Kultur des Gastlandes lernen
• Die Fähigkeit, Dinge aus einer anderen kulturellen Sichtweise zu sehen, verbessern       
• Den Expats und ihren Familien die Chance geben, sich aktiv in Unterhaltungen einzubringen, Aufgaben zu übernehmen, etc.
• Wir verstehen und sehen die kulturellen und emotionalen Herausforderungen, mit denen man als Expat konfrontiert wird und bieten daher ein breites Angebot an interkulturellen Trainings, welche individuell auf die persönliche Situation abgestimmt sind

Egal ob die Kinder, der Partner des Entsandten oder der Mitarbeiter selbst eine Auffrischung der Sprache des Gastlandes benötigt – Inhouse Mobility stellt Sprachkurse individuell nach Ihren Anforderungen, Ihrer Entsenderichtlinie und den Bedürfnissen Ihres Mitarbeiters zusammen.

Selbst wenn die Familienmitglieder gar keine Sprachkenntnisse des Gastlandes besitzen, organisieren wir den richtigen Sprachkurs im Heimatland und/oder vor Ort im Gastland.

Inhouse Mobility koordiniert und bucht temporäre Aufenthalte für Ihre Mitarbeiter. Sei es ein Serviced Apartment, Boarding Haus oder ein Hotel, unter Berücksichtigung des gegebenen Budgets und der Vorstellungen des Mitarbeiters finden wir die passende Unterkunft für Sie.

Um den Aufwand für Sie so gering wie möglich zu halten, können wir auch den Bezahlvorgang für Sie übernehmen.

Gerne unterstützen wir Ihre Expatriates, effektiv von A nach B zu kommen, indem wir die Buchung von Flügen, Shuttles, Mietwägen bei bevorzugten Dienstleistern für Sie übernehmen. Dieser Service beinhaltet die Buchung und Follow-Up der Buchung gemäß Entsenderichtlinien, die Auditierung der Rechnungen und Zahlung der Dienstleister sowie die Erfassung und das Reporting der Kosten. Zudem können wir auch Hotelaufenthalte sowie Heimreisebudget managen.

Inhouse Mobility unterstütz Ihre Mitarbeiter auf Wunsch während der gesamten Mietvertragsdauer. Wir stellen sicher, dass Verlängerungen rechtzeitig vorgenommen werden und verhandeln im Namen unserer Kunden über die Konditionen.

Unser Tenancy Management Programm beinhaltet:

• Mietvertragsverhandlung und -Verlängerung
• Kautionszahlung
• Anmeldung der Versorgungsträger (Strom, Gas, Wasser, Telefon, Internet, GEZ, etc.) ·       
• Detailliertes Übergabeprotokoll beim Einzug und beim Auszug
• Organisation von Renovierungsmaßnahmen
• Mietdauer und Kündigungsfrist im Auge behalten
• Beauftragung von Handwerkern, um Schäden zu reparieren
• Reporting
• Zurückzahlung der Kaution

Unsere Spezialisten für Kostenmanagement reduzieren das Risiko und Ihren administrativen Aufwand, indem sie sich um alle finanziellen Aspekte und Reporting der jeweiligen Kostenkategorien kümmern.

Wir können jegliche Art von Kosten, Allowances, Benefits und Gebühren für Sie auslegen. Alle Kosten werden sorgfältig erfasst, abgeglichen und an Sie zur finalen Verarbeitung weitergegeben.

Unser Kostenmanagement-Programm beinhaltet:

• Kostenmanagement
• Relocation Allowances
• Heimreisebudget
• Vorauszahlungen
• Erstattungen
• Auditierung der Rechnungen von Dienstleistern und die Zahlung
• Detaillierte Dokumentierung und Kostenerfassung
• Flexible Zahlungs- & Finanzierungsmodelle zur Cash-Flow Optimierung
• Management Reporting

Vorteile:

• Signifikante Reduzierung des internen Zeitaufwandes hinsichtlich der Einhaltung von vereinbarten Zahlungsläufen, speziell an Ihre Mitarbeiter
• Risikoreduzierung aufgrund implementierter Finanzprozesskontrollen

Gerne helfen wir Ihnen, schnell und effektiv von A nach B zu kommen, indem wir die Buchung von Flügen, Shuttles, Mietwägen oder sonstigem für Sie übernehmen.

Dieser Service beinhaltet die Buchung und Follow-Up der Buchung gemäß der Arbeitgebervorgaben, die Auditierung und Zahlung der Dienstleister sowie die Erfassung und das Reporting der Kosten.

Zudem können wir auch Ihre Hotelaufenthalte und das Heimreisebudget für den Expatriate managen.

Inhouse Mobility koordiniert und bucht temporäre Aufenthalte für Ihre Mitarbeiter. Sei es ein Serviced Apartment, Boarding Haus oder ein Hotel, unter Berücksichtigung des gegebenen Budgets und der Vorstellungen des Mitarbeiters finden wir die passende Unterkunft für Ihre Entsandten.

Um den Aufwand für Sie so gering wie möglich zu halten, können wir auch den Bezahlvorgang für Sie übernehmen.

Inhouse Mobility pflegt detaillierte Aufzeichnungen aller Gültigkeitszeitpunkte und Visaablaufdaten in seinem internen IT-Tool.

Wir informieren unsere Kunden pro-aktiv und bieten Unterstützung bei der Erneuerung des Visa, Repatriierung oder beim Abmeldeprozess.

Falls gewünscht, unterstützen wir auch beim Verlängerungsprozess der Aufenthalt- und Arbeitsgenehmigung.

Vorteile:

• End-to-end Service bei der Bearbeitung von Arbeitsgenehmigungen, Aufenthaltstiteln, Geschäftsvisa und der Legalisierung von Dokumenten, vom Beginn der Entsendung bis zur Repatriierung in das Heimatland, in über 150 Ländern
• Inhouse Mobility hält Sie immer auf dem aktuellen Stand bezüglich der Prozesse und Zeitrahmen
• Wir unterstützen Sie sowohl im Heimatland als auch im Gastland
• Immigration Compliance

Inhouse Mobility kann Sie mit unserem Reporting Service immer up-to-date halten. Somit bekommen Sie ein wöchentliches Update und sind immer auf dem aktuellen Stand.

Für Inhouse Mobility ist es sehr wichtig, dass die betreuende HR-Abteilung auf dem Laufenden gehalten wird und sich keine Sorgen machen muss, dass etwas vergessen wurde.

Ablaufdaten von Visa, Aufenthaltstiteln oder Arbeitsgenehmigungen können durch das interne Inhouse Mobility System getrackt werden. Eine automatische Erinnerungsmail wird rechtzeitig verschickt, um den Verlängerungsprozess rechtzeitig starten zu können. Somit werden keine Deadlines verpasst und alle nötigen Prozesse können rechtzeitig initiiert werden.

Inhouse Mobility bietet seine Unterstützung auch auf dem Weg zurück in das Heimatland an. Wir helfen Ihnen bei der Wiedereingliederung und Sie werden erkennen, welchen Nutzen Ihnen Ihre Auslandsentsendung gebracht hat.

• Umzugstransport der persönlichen Effekten zurück ins Heimatland
• Buchung einer vorübergehenden Unterkunft
• Wohnungssuche im Heimatland

Ganz egal, ob Ihre Mitarbeiter kurz vor der Repatriierung stehen oder die Entsendung kurzfristig beendet wird, Inhouse Mobility kümmert sich für Sie um den gesamten Verwaltungsaufwand – dazu zählt alles, von der Kündigung des Wohnobjektes bis hin zum eigentlichen Auszug.

Wir informieren Sie über die korrekte Vorgehensweise und sorgen für einen reibungslosen Ablauf.

Unser Departure Service beinhaltet:

• Bedarfsermittlung und Festlegung der Stichtage
• Beratung und Abstimmung der Abwicklung mit dem Mitarbeiter
• Kündigung des Mietvertrages zum Stichtag
• Organisation und Koordination von Reinigungsfirmen und Handwerkern für die Renovierung
• Wohnungs- / Hausübergabe mit Übergabeprotokoll
• Überprüfung der Endabrechnung
• Postnachsendeantrag
• Kündigung von Versicherungen, Mitgliedschaften, Bankkonto etc.
• Kündigung von Versorgungsbetrieben
• Behördliche Abmeldung (Kindergeld und Einwohnermeldeamt)
• Zusätzliche Informationen unter Berücksichtigung der speziellen Interessen

Inhouse Mobility organisiert den Rücktransport der Möbel und aller weiteren Haushaltswaren zurück in den Heimatort.

Um sicher zu stellen, dass diese Komponente effektiv und kosteneffizient umgesetzt wird, integrieren wir den Umzugsprozess in den End-to-End Relocation Prozess. So können wir einen reibungslosen und angenehmen Transfer gewährleisten.

Vorteile:

• Der Rückumzug wird über einen zentralen Global Mobility Consultant koordiniert
• Nötige Unterlagen werden nur einmal abgefragt
• Exzellente und pro-aktive Kommunikation